Niedawno trafiłam na wpis na jednej z facebookowych grup, w którym piszący zapytał o najczęstsze problemy występujące w relacji klient – software house (dalej jako „SH”). Oprócz często powtarzającego się zarzutu o posługiwanie się przez programistów czy developerów niezrozumiałym dla śmiertelników żargonem, kolejnym powtarzającym się problemem według komentujących było niedoprecyzowanie wymagań, czy też możliwości (np. w kontekście timingu albo akceptacji zmian) przez jedną i drugą stronę.

Co powyższe może mieć wspólnego z prawem? Oczywiście najważniejsza jest jasna, bieżąca komunikacja między kompetentnymi osobami ze strony SH i klienta – nic tego nie zastąpi. Istnieją jednak sposoby, jak zabezpieczyć się przed niezdecydowanym klientem. Jest to oczywiście dobra umowa i znajomość paru przepisów.

Specyfikacja jakościowo-techniczna/SRS

W sieci znaleźć można wiele artykułów jak zrobić dobry brief czy specyfikację. Pisze się o konieczności sporządzenia charakterystyki użytkownika, wymaganiach funkcjonalnych i niefunkcjonalnych (czyli takich, które wynikają np. z celów operacyjnych albo specyfiki dziedziny) i innych. Nieczęsto jednak pisze się o tym, jak następnie wykorzystywać taki dokument w umowie, zaś takich sposobów jest naprawę wiele.

Pierwszy, podstawowy, to oczywiście ustalenie jasnych, precyzyjnych granic, co jest przedmiotem umowy (dziełem), a co stanowi już prace dodatkowe. Często w umowach ustalana jest wręcz definicja prac dodatkowych i zazwyczaj sprowadza się ona do stwierdzenia, iż są to prace, które nie zostały określone w specyfikacji. Z takiej jednoznacznie postawionej granicy wynikają dwa podstawowe zabezpieczenia – jedno finansowe i drugie ograniczające zasadność żądanych przez klienta zmian i poprawek.

Myślę, że pierwsze zabezpieczenie jest znane. Przykładowo, jeżeli dana funkcjonalność jest w specyfikacji, to została ona również uwzględniona w kosztorysie SH i wkalkulowana w umówione wynagrodzenie dla SH. Z kolei, jeżeli dana funkcjonalność podpada pod definicję prac dodatkowych, SH ma prawo żądać dodatkowego wynagrodzenia (czyli, w zależności od postanowień umownych, może przykładowo przedstawić klientowi ofertę na wykonanie danych prac albo, jeżeli strony umówiły się na maksymalną stawkę za roboczogodzinę prac dodatkowych, przesyła po prostu klientowi szacowany czas wykonywania takich prac).

W nawiązaniu do powyższego, warto przypomnieć sobie specyfikę wynagrodzenia ryczałtowego przy umowach o dzieło. Otóż jeżeli strony umówiły się na wynagrodzenie ryczałtowe, SH (przyjmujący zamówienie) nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. I znowu wskazanie specyfikacji jako podstawy wysokości wynagrodzenia, może uchronić SH przed niekorzystnymi konsekwencjami tego przepisu.

Kontekst drugiego zabezpieczenia najczęściej sprawdzi się podczas odbiorów etapów, półetapów, faz czy też podczas sporządzania protokołu powykonawczego (zdawczo-odbiorczego, czy też końcowego) – SH nie jest zobowiązany do wprowadzenia zmian i poprawek, które wychodzą poza zakres specyfikacji. Dodatkowo, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, zamawiający  obowiązany jest odebrać dzieło, które SH (przyjmujący zamówienie) wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem. Jeżeli zaś jest ono zgodne ze specyfikacją, możemy domniemywać, że przesłanka taka została spełniona, zaś klient nie może odmówić jego przyjęcia. Dla utwierdzenia statusu wykonywania przedmiotu umowy, na takie sytuacje często w umowach wpisuje się swego rodzaju fikcję prawną, iż dany rezultat prac uważa się za przyjęty po określonym terminie na żądanie wprowadzenia uzasadnionych (czyli zgodnych ze specyfikacją) zmian i poprawek.

Pamiętajmy również, że zgodnie z kodeksem cywilnym, jeżeli SH wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu zamawiający może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i ryzyko SH. I znowu na ratunek w takiej sytuacji może przyjść nam specyfikacja, która w niektórych przypadkach wyjaśni, czy rzeczywiście SH dopuścił się wadliwego czy sprzecznego z umową wykonywania dzieła.

Podsumowując, odnosząc się w odpowiednich postanowieniach w umowie do specyfikacji, SH może ustalić jasne warunki umowne (zarówno przedmiotowe, jak i finansowe) wprowadzania zmian lub poprawek. Co jednak zrobić w patowej sytuacji, gdy żądane zmiany wkraczają w zakres prac dodatkowych, a klient nie zgadza się na przedstawioną przez SH ofertę? Umowa powinna przewidywać również taką sytuację, najczęściej w  postaci wskazania warunków rozwiązujących umowę.

Etapy

Obecnie rzadko już spotykam się z umową, która nie określałaby etapów wykonywania dzieła (a przy bardziej skomplikowanych projektach, również półetapów lub faz wykonywania dzieła, jednak dla uproszczenia dalej będę pisać ogólnie o etapach). Z drugiej strony nierzadko spotykam się z sytuacją, gdy etapy określane są w umowie jedynie w celu ustanowienia harmonogramu realizacji przedmiotu umowy. Jest to niewykorzystana szansa zabezpieczenia się SH.

Najważniejsze postanowienia umowne odnośnie etapów, to te określające termin na wprowadzenie zmian, po upływie którego dzieło uważane będzie jako przyjęte bez zastrzeżeń i łączące się z tym wyraźne wskazanie, iż zmiany albo poprawki nie mogą dotyczyć rezultatów prac, które zostały zaakceptowane przez klienta we wcześniejszych etapach. Jest to istotne również z uwagi na przepisy prawa autorskiego, które stanowią, iż określone roszczenia klienta o usterki zamówionego utworu wygasają z chwilą przyjęcia utworu. Wprawdzie ustawa o prawie autorskim ustanawia domniemanie przyjęcia utworu bez zastrzeżeń, jednakże dopiero w sytuacji, gdy zamawiający nie zawiadomi twórcy w terminie sześciu miesięcy od dostarczenia utworu o jego przyjęciu, nieprzyjęciu lub uzależnieniu przyjęcia od dokonania określonych zmian w wyznaczonym w tym celu odpowiednim terminie. Innym postanowieniem, które może zabezpieczyć przed nadmiernie roszczeniowym klientem, jest ograniczenie ilości zmian, do wprowadzenia których zobowiązany jest SH w ramach danego etapu.

Tak jak wspomniałam na wstępie – sposobów na zabezpieczenie się SH w umowie jest wiele. Pozostaje tylko znaleźć kompetentną osobę, która je wdroży.

Jest to drugi artykuł z cyklu „Jak zabezpieczyć się przed …”. Pierwszy znajdziesz tutaj „Jak „zabezpieczyć” się przed podwykonawcami” .

 

Podobał Ci się artykuł?

Podziel się ze znajomymi lub zapisz do subskrypcji by otrzymać informacje o najnowszych wpisach