Branża Kreatywna
Nina Krajewska
Nina Krajewska
8 stycznia 2019

Uwaga pracodawco – nowy rok, nowe prawo pracy

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie zmiany w prawie pracy i wprowadzające szereg ważnych zmian zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, stanowi istotną zmianę w Kodeksie pracy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, skrócenia okresu przechowywania tej dokumentacji, a także rozszerzenia zakresu danych, jakich pracodawca może żądać od pracownika. O czym zatem muszą wiedzieć i pamiętać pracodawcy w kontekście nowego prawa pracy?

 

Skrócony czas archiwizacji dokumentacji pracowniczej

 

Do tej pory okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej wynosił 50 lat. Obecnie został skrócony do lat 10, przy czym dokumentacja musi być przechowywana „w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Trzeba jednak pamiętać, że możliwość ta dotyczy co do zasady pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku – dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.zasadniczo przechowuje się dokumentację pracowniczą przez 50 lat, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za takich pracowników raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży do ZUS. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r okres przechowywania wynosi 50 lat.

 

Dokumentacja w wersji elektronicznej

 

Przed nowelizacją pracodawca musiał prowadzić dokumentację w formie papierowej. Nowe przepisy dają mu wybór między wersją papierową, a elektroniczną (bez konieczności archiwizowania dokumentów w formie papierowej). Należy jednak pamiętać, że taka dokumentacja powinna być kompletna i zawierać informacje od początku, przez cały okres zatrudnienia.

Na gruncie nowelizacji dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej została zrównana z papierową. Forma przechowywania danych może być w każdej chwili zmieniona, o czym należy jednak poinformować pracowników. Dla pracodawców może to stanowić duże ułatwienie, szczególnie w kontekście dostosowania do wymogów zgodnych z RODO.

Niewątpliwym ułatwieniem dla pracodawców jest możliwość kontynuacji prowadzenia wcześniejszej dokumentacji w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (w okresie dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł). Nie ma zatem zawsze konieczności zakładania nowych akt pracowniczych.

 

Rachunek bankowy

 

Kolejna wprowadzona zmiana dotyczy rozszerzenia zakresu danych, jakich pracodawca może żądać od pracownika, o numer rachunku bankowego. Do tej pory Kodeks pracy regulował, że wynagrodzenie ma być wypłacone do rąk własnych, mimo że stosunkowo niewielu pracowników korzystało z tej możliwości. Od nowego roku konieczne jest wskazanie rachunku płatniczego, na który ma wpływać, jednak nie pozbawia to możliwości kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracownikowi od 1.01.2019 r. przysługuje prawo złożenia wniosku o wydanie kopii całości dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić.

 

Uwaga na kary!

 

Mimo że nowe prawo pracy ma usprawnić i unowocześnić przebieg zbierania dokumentacji i archiwizacji akt pracowniczych, to nie można zapominać o obowiązkach i odpowiedzialności karnej nałożonej na pracodawców w przypadku niezastosowania się do nich. Za nieprowadzenie dokumentacji, prowadzenie jej przez inny okres niż wymagany lub narażenie jej na zniszczenie, przewidziano grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Zatem warto mieć to na uwadze.

 

Ps. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości odnośnie ww. zmian w prawie pracy, napisz do nas, postaramy się pomóc: biuro@lawmore.pl

 

Autorkami artykuły są Nina Krajewska i Karolina Ściechulska.

Udostępnij ten artykuł

Artykuły

facebooktwitterlinkedin