Cyfrowa (r)ewolucja w paragonach - aplikacja e-paragony

W marcu 2025 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło aplikację mobilną e-Paragony, umożliwiającą konsumentom rezygnację z papierowych paragonów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Aplikacja ta pozwala na gromadzenie wszystkich otrzymanych paragonów w formie cyfrowej, co stanowi krok w kierunku modernizacji i uproszczenia procesów zakupowych oraz zarządzania wydatkami.​
‍

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Wprowadzenie e-paragonów niesie za sobą konsekwencje również dla przedsiębiorców – zarówno w zakresie organizacyjnym, jak i prawnym. Zmiany te wpływają na sposób dokumentowania sprzedaży, obsługi klientów, a także na relacje z administracją skarbową.
‍

1. Obowiązki techniczne i organizacyjne

Przedsiębiorcy, którzy chcą umożliwić swoim klientom odbiór e-paragonów, muszą zapewnić kompatybilność używanych kas rejestrujących z funkcją wystawiania dokumentów elektronicznych. Może to wymagać:

• modernizacji obecnego sprzętu,
• zakupu nowych kas online,
• integracji z systemami typu HUB Paragonowy,
• szkolenia pracowników w zakresie obsługi nowego systemu.

2. Korzyści finansowe i operacyjne

Chociaż wdrożenie e-paragonów może wiązać się z początkowymi kosztami, to w dłuższej perspektywie może przynieść przedsiębiorcom realne oszczędności, takie jak:

• ograniczenie kosztów zakupu rolek papierowych,
• mniejsze zużycie materiałów eksploatacyjnych,
• automatyzacja i uproszczenie procesów związanych z archiwizacją dowodów sprzedaży.

3. Poprawa obsługi klienta

E-paragony umożliwiają łatwiejsze zarządzanie reklamacjami, zwrotami i gwarancjami. Klient nie musi już przechowywać fizycznego paragonu, a dostęp do dokumentu może zostać zapewniony w formie elektronicznej, co zwiększa komfort i zaufanie do marki.
‍

4. Wpływ na kontrolę skarbową i transparentność

Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów i powiązaniu systemów kasowych z bazami administracji publicznej (jak HUB Paragonowy), zwiększa się transparentność działalności gospodarczej. Może to ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie księgowości i ograniczyć ryzyko błędów lub nieprawidłowości w dokumentacji fiskalnej.
‍

5. Dobrowolność a przyszłość obowiązku

Na obecnym etapie wdrażanie e-paragonów jest dobrowolne, ale należy zakładać, że w perspektywie najbliższych lat mogą one stać się obowiązkowe – zwłaszcza w kontekście dążenia państwa do pełnej cyfryzacji usług publicznych. Dlatego wcześniejsze dostosowanie się do zmian może stanowić przewagę konkurencyjną.

‍