Transformacja Cyfrowa – Wejdź na wyższy poziom organizacji

Zmieniający się świat na naszych oczach i nowe technologie, które temu towarzyszą, sprawiają, że wyścig organizacyjno-prawny wrzucił wyższy bieg. Dynamicznym zmianom organizacyjnym towarzyszą również częste zmiany prawne, które z jednej strony generują szanse, ale jednocześnie zwiększają ryzyko dezaktualizacji istniejących w przedsiębiorstwach przepisów oraz zapisów w umowach z kontrahentami i partnerami.

Elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach to często proces zatrzymany w połowie, gdzie proces kończy się na wprowadzeniu skanów dokumentacji do wewnętrznego sytemu oraz integrację z systemem poczty elektronicznej. Koniec końców, przedsiębiorstwa i tak muszą sięgać do oryginałów, a ich treść jest analizowana słowo po słowie. Sporządzenie każdego nowego dokumentu prowadzi do powtórki całego procesu, co generuje te same ryzyka i dodatkowe koszty.

Przeprowadzamy kompleksową Transformację Cyfrową przedsiębiorstw i organizacji, od jej planowania, poprzez audyt prawny, na wdrożeniu nowych technologii kończąc.

Ryzyka, które redukujemy

Ryzyko występuje w następujących obszarach:

• zmiany w przepisach branżowych – prawa budowlanego, prawa energetycznego, prawa ochrony środowiska, itp.
• zmiany w przepisach administracyjnych,
• zmiany w przepisach podatkowych i rachunkowych,
• nadejście istotnych terminów umownych, których przeoczenie wiąże się z naliczeniem kar umownych, dodatkowymi zobowiązaniami, automatycznymi skutkami prawnymi,
• niekoherentność zapisów umownych z przepisami wewnętrznymi organizacji,
• niekompletna dokumentacja w przypadku kontroli administracyjno-skarbowej, co przekłada się na czas trwania kontroli oraz jej „odczuwalność”,
• brak przygotowania na ewentualną kontrolę poprzez nieświadomość ryzykownych zapisów,
• szum informacyjny i ryzyko błędu ludzkiego podczas wprowadzania danych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Audyt prawny i prawnopodatkowy

W przypadku większej ilości dokumentów konieczny staje się ich bieżący monitoring i okresowy audyt – compliance-check. Audyt nieuporządkowanej, niekompletnej i niescentralizowanej dokumentacji może generować bardzo duże koszty po stronie organizacji. Taki audyt powinien być robiony przynajmniej raz do roku, aby nie pominąć istotnych zmian w prawie oraz w terminach umownych.

Wychodząc naprzeciw ryzykom oraz wyzwaniom, przeprowadzamy kompleksową usługę Transformacji Cyfrowej przedsiębiorstw i organizacji. Z udziałem naszego Partnera – Pactt Technology – wdrażamy rozwiązanie, które przenosi kontrolę oraz zarządzanie dokumentacją umowną na szybki – cyfrowy poziom.

Etapy Transformacji Cyfrowej

Na Transformację Cyfrową składają się następujące kroki:

• Doradztwo przy wyborze optymalnych rozwiązań oraz zaplanowanie przebiegu Transformacji, opieka merytoryczna nad Klientem,
• Digitalizacja dokumentacji, na co składa się jej uporządkowanie, kategoryzacja i indeksacja w bezpiecznej chmurze, przez co Klient otrzymuje w pełni cyfrową bibliotekę wraz z szybkim wyszukiwaniem treści oraz bazą danych umownych,
• Analiza kompletności oraz analiza prawna (Compliance-check) Dokumentacji,
• Ożywienie dokumentacji – przeprowadzenie kompleksowej Transformacji Cyfrowej wiąże się z przeniesieniem wybranych umów do ich wersji elektronicznej, dzięki czemu ich cykl życiowy będzie mógł przebiegać od dnia wdrożenia wyłącznie elektronicznie.

W tym procesie wspiera nas nasz Partner technologiczny – Pactt Technology.

W pełni Cyfrowa organizacja

Rezultatem jest w pełni cyfrowa, zindeksowana i kompletna baza dokumentów. Ich bieżący monitoring ułatwiony zostaje poprzez dynamiczną bazę danych, w której uwzględnione zostają istotne postanowienia i klauzule we wszystkich umowach Klienta. Wybrane przez Klienta umowy zostają ponadto „ożywione”, to znaczy przeobrażone w dokumenty zawarte elektronicznie i oparte o indeksowane dane, co sprawia, że ich zarządzanie staje się szybkie i bezpieczne. Analiza takiej dokumentacji może być kilkukrotnie tańsza, a jej rezultat bardziej wiarygodny.

Zapraszamy do kontaktu. Istnieje również możliwość przeprowadzenia projektu pilotażowego.