Opracowywanie dokumentów regulacyjnych dla startupów stanowi jeden z kluczowych aspektów nie tylko prawnych, ale i biznesowych. Chociaż zwykle klienci są zainteresowani przede wszystkim tym, czy np. polityka prywatności i regulamin są obowiązkowe oraz jakie są konsekwencje nieposiadania polityki prywatności i regulaminu w startupie, to nie zapominajmy o dodatkowych korzyściach, które zapewnia rzetelna dokumentacja w tym zakresie.

Sprawdź ofertę: obsługa prawna dla startupów

Zasady ochrony danych osobowych w startupie

Ochrona danych osobowych powinna być uwzględniona przez startup tak naprawdę już na etapie tworzenia produktu. Należy zidentyfikować w szczególności:

• jakie dane osobowe będą zbierane od użytkowników i przez jaki czas,
• w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej,
• jakie środki bezpieczeństwa danych należy zapewnić (szyfrowanie, audyty bezpieczeństwa etc.),
• dokumentację zgodności, tj. w jakim zakresie będzie obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych, w tym polityki prywatności, rejestru czynności przetwarzania danych oraz ewentualnych umów z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe

Nie należy zapominać, że przygotowywanie dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych w startupach technologicznych jest istotne chociażby z uwagi na zwiększone ryzyko naruszeń bezpieczeństwa danych ze względu na częste ataki cybernetyczne czy złożoność infrastruktury informatycznej.

Jakie są główne elementy, które powinny być uwzględnione w polityce prywatności i regulaminie startupu? O tym, poniżej.

Tworzenie polityki prywatności dla startupu

 Pomijając fakt, że polityka prywatności powinna być zrozumiała dla użytkowników, to musi spełniać szereg wymagań prawnych. Poniżej checklista z podstawowymi elementami polityki prywatności:

• informacje o administratorze danych (dane rejestrowe, adres e-mail ds. przetwarzania i ochrony danych osobowych);
• zakres przetwarzanych danych;
• cele przetwarzania danych;
• okres przechowywania danych;
• transfer danych osobowych do państw trzecich (poza EOG) – jeśli tak to do jakich;
• profilowanie niekwalifikowane (np. spersonalizowane reklamy);
• profilowanie kwalifikowane i zautomatyzowane podejmowanie decyzji;
• prawa osoby, której dane dotyczą,
• dane Inspektora Ochrony Danych Osobowych (jeżeli został powołany lub firma ma taki prawny obowiązek).

Obowiązek posiadania polityki prywatności na stronie jest tak naprawdę wtedy, gdy startup zbiera dane osobowe za pośrednictwem strony (co ma właściwie miejsce w większości przypadków). Jeżeli jednak strona ma np. charakter czysto informacyjny (np. sama nazwa firmy i adres), bez formularza kontaktowego, bez możliwości przesłania maila etc. prawdopodobnie takiego obowiązku nie będzie.

Opracowywanie regulaminu usługi w startupie

Tak naprawdę, w każdym przypadku, gdy firma będzie oferowała rozwiązanie czy to w formie aplikacji webowej czy mobilnej to będzie miała jednocześnie obowiązek posiadania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Również wtedy, gdy na początku będzie posiadała jedynie prostą stronę internetową, ale np. już z możliwością założenia konta – to będzie to również usługa świadczona drogą elektroniczną.

Jakie są główny elementy regulaminu? Tutaj z pomocą przychodzi nam w pierwszej kolejności Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zgodnie z którą regulamin powinien określać w szczególności:

• rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
• warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym: wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca, zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
• warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
• tryb postępowania reklamacyjnego.

Przy firmach technologicznych oczywiście ważna pozostaje dodatkowo: ochrona własności intelektualnej, ograniczenia dotyczące sposobu korzystania z usług, działania zabronione w stosunku do rozwiązania, jeżeli firma udostępnia API to też dodatkowe warunki korzystania w tym zakresie etc.

Pamiętajmy, żeby regulaminy były jak najbardziej zrozumiałe. W przypadku firm technologicznych dodatkowym atutem jest przyjazny język (bezpośrednie zwracanie się do użytkowników etc.), co sprzyja budowaniu pozytywnych relacji z użytkownikami.

Jeżeli kierujemy nasz produkt również do konsumentów, pamiętajmy, że dochodzą do tego obowiązki wynikające chociażby z ustawy o prawach konsumenta (np. zasady i tryb wykonywania prawa odstąpienia przy umowach zawieranych na odległość, czyli przez internet), które należy uwzględnić w regulaminie.

Wzory regulaminów i polityk prywatności dla startupów

 W Internecie dostępne są różne wzory polityk prywatności i regulaminów, jednak pamiętajmy, że ich postanowienia mogą nie uwzględniać specyfiki działalności danego startupu. Konkretna działalność może wymagać zgodności z określonymi przepisami, które będą miały zastosowanie w tym konkretnym przypadku.  Dodatkowo, startupy technologiczne charakteryzują się tym, że często mają unikalną specyfikę działalności, która może wpływać chociażby na rodzaj zbieranych danych osobowych czy zasady korzystania z usług i zakres odpowiedzialności startupu.

Stąd też, znaleziony online wzór regulaminu dla nowych firm technologicznych (czy jakiejkolwiek innej firmy) może nie tylko nie spełniać wymogów prawnych, ale również będzie pozbawiony spersonalizowanego podejścia do użytkowników.

Pamiętajmy, że tworzenie polityki prywatności i regulaminu usługi dla nowych przedsiębiorstw może zwiększyć ich atrakcyjność w oczach inwestorów oraz potencjalnych partnerów biznesowych. Posiadanie solidnych i zgodnych z prawem dokumentów regulacyjnych może wpłynąć pozytywnie na decyzje dotyczące współpracy czy inwestycji w taką firmę.