Już na początku cyfryzacji gospodarki można było spodziewać się rozwiązania, które pozwoli na zdalne podpisywanie dokumentów. Jeszcze kilka lat temu kwestia elektronicznego zawierania umów dopiero raczkowała, jednak okres pandemii zdecydowanie przyspieszył rozwój tego aspektu. Aktualnie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na pewne problematyczne pytania prawne związane z elektroniczną formą dokumentów.
eIDAS i kwalifikowany podpis elektroniczny
Geneza kwalifikowanego podpisu elektronicznego sięga do rozporządzenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE. Wydanie go było odpowiedzią na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa podpisów elektronicznych w sieci. Wraz z rozwojem technologii i gospodarki, stale narastała ilość transakcji przeprowadzanych przez Internet, natomiast wszelkie przepisy wprowadzane przed rozporządzeniem, nie gwarantowały wystarczającego bezpieczeństwa. Otwierało to furtkę do wielu potencjalnych zagrożeń, związanych z kradzieżą tożsamości. Mając powyższe na uwadze, wydano rozporządzenia wprowadzające systemy identyfikacji elektronicznej, w tym elektroniczny podpis kwalifikowany. Jest to najbezpieczniejsza forma podpisu nie odręcznego. Jako jedyna spełnia przesłanki rozporządzenia iIDAS, jak również w kodeksie cywilnym. Mianowicie zgodnie z art. 781 KC, złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej oraz opatrzenie go właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym pozwala na zachowanie elektronicznej formy czynności prawnej, zaś oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Wskazać przy tym należy, że pozostałe formy podpisów elektronicznych nie zostały uregulowane przepisami prawa, zatem z perspektywy przepisów polskich oraz zagranicznych, tylko podpis kwalifikowany jest właściwy do podejmowania wiążących czynności.
W przypadku chęci skorzystania z takiego podpisu, należy skontaktować się z firmą posiadającą uprawnienia do założenia takiej aplikacji. Odpowiednie kwalifikacje możemy sprawdzić, wyszukując dany podmiot na Liście Zaufanych Unii Europejskiej (EUTL). Jest to publiczna lista dostępna na stronie Komisji Europejskiej pod linkiem https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/. Często już sami dostawcy umieszczają na swoich stronach informację o posiadaniu uprawnień wraz z podglądem stosownego certyfikatu UE. Samo tworzenie podpisu wymaga osobistego stawiennictwa w celu potwierdzenia tożsamości przyszłego użytkownika. Jest to proces dłuższy i bardziej absorbujący niż w przypadku pozostałych podpisów elektronicznych, których uruchomienie odbywa się zdalnie. Należy jednak pamiętać, że dodatkowe względy ostrożności podyktowane są właśnie szczególną wagą prawną.
Kwalifikowany podpis elektroniczny a Profil Zaufany
Kwalifikowany podpis elektroniczny często mylony jest z Profilem Zaufanym. Profil Zaufany to środek identyfikacji elektronicznej pozwalający na potwierdzenie naszej tożsamości w systemach podmiotów publicznych. O ile PZ faktycznie może zastąpić kwalifikowany podpis elektroniczny w sprawach urzędowych, o tyle nie znajdzie już zastosowania w kontaktach z kontrahentami, w tym przy zawieraniu umów.
Pozostałe podpisy elektroniczne
Forma kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest najbezpieczniejsza, bo nie stwarza tylu wątpliwości prawnych, co pozostałe możliwości. Nie oznacza to jednak, że nie możemy zastosować innych opcji. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele podpisów elektronicznych, które przyspieszają podpisanie dokumentów, gdy strony danej umowy znajdują się aktualnie w odrębnych lokalizacjach. Warto przy tym pamiętać, aby kwestie takiego podpisu uregulować w umowie i zrezygnować z niemalże odruchowej klauzuli o zachowaniu formy pisemnej pod rygorem nieważności. Im bardziej szczegółowo opisany jest ten wątek, tym sprawniej będą przebiegały nasze kontakty z kontrahentami.
Oczywiście podpis elektroniczny niebędący kwalifikowanym pozostawia pewne pole do kwestionowania takiego oświadczenia woli. Wynika to chociażby z tego, że nie został on uregulowany w przepisach. Praktyka jednak wskazuje, że przy sporządzaniu dokumentacji wiele spółek korzysta z elektronicznej formy, dopuszczając jej zastosowanie w treści dokumentów wewnętrznych.
Staroświecki kontrahent nie stanowi problemu
Wraz z pojawieniem się podpisów elektronicznych, wiele osób zadawało pytanie, co w przypadku, gdy druga strona umowy nie chce zrezygnować z własnoręcznego podpisu. Dozwolone jest, aby dokument podpisany był zarówno elektronicznie jak i odręcznie. Należy jednak przy tym zwrócić szczególną uwagę na uregulowanie tej kwestii w umowie i doprecyzowanie sposobu podpisania umowy w postanowieniach końcowych ze wskazaniem, że dokument podpisany w taki sposób jest ważny i wiążący. Ważne, aby sygnatariusze umowy przechowywali jej obie wersje: zarówno elektroniczną, jak i papierową.
Zagranicznie dokumenty
Kolejnym istotnym pytaniem jest, czy kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem w Polsce będzie również skuteczny w innym państwie członkowskim UE. Zgodnie z art. 25 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego oraz Rady (UE) Nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym: Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich, a zatem kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w Polsce będzie akceptowany w innym kraju członkowskim.
W kwestii ważności kwalifikowanego e-podpisu w państwach spoza UE należy już zweryfikować umowy zawarte pomiędzy Unią z danym państwem i każdorazowo przeanalizować je biorąc pod uwagę stan faktyczny.
Jeżeli chodzi o pozostałe podpisy elektroniczne, sprawa ma się podobnie, jak z przepisami krajowymi. Większości, przepisy międzynarodowe, analogicznie jak prawo polskie, regulują tylko podpis kwalifikowany i gwarantują przez to bezpieczeństwo oraz możliwość dochodzenia ewentualnych roszczeń na gruncie prawa. Wielu dostawców podpisów reklamuje jednak swoje usługi na arenie międzynarodowej. Wszak to ten rynek jest najbardziej zainteresowany zdalną możliwością podpisywania dokumentów. Podobnie jak na rynku polskim, jeżeli umowa dopuszcza podpis i formę elektroniczną, w obecnym stanie prawnym, taki sposób zawarcia umowy nie powinien stanowić problemu.
Słowem zakończenia
Podpis elektroniczny zdecydowanie przyspiesza obieg dokumentów, ale też wciąż pozostawia wiele pytań bez jasnych i klarownych odpowiedzi, takich jak czy podpis elektroniczny niebędący kwalifikowanym powinien zostać uznany za nieważny, skoro nie jest regulowany prawnie? Z drugiej jednak strony, jaki wobec tego byłby cel jego utworzenia? Wciąż czekamy na kluczowe postanowienia w kwestii podpisów nieposiadających certyfikatów.
Decydując się na e-podpisy, celem uniknięcia problemów warto pamiętać przede wszystkim o potwierdzeniu certyfikacji oraz ważności podpisu. Dodatkowo, każda umowa zawierana drogą elektroniczną powinna opisywać ten sposób – im więcej szczegółów, tym lepiej dla kontrahentów. W taki sposób możemy uniknąć wątpliwości w interpretacji intencji stron umowy, a z uwagi na stopień skomplikowania tego zagadnienia, może być ich naprawdę wiele. Jest to swoista rewolucja w podpisywaniu dokumentów, która zmusza do ponownego zastanowienia się nad podpisem jako oświadczenie woli. Do 2016 roku podpisywanie dokumentów zakładało jedynie formę papierową, jednak biorąc pod uwagę stały rozwój usług online, należy spodziewać się, że już niedługo e-podpis zastąpi podpis odręczny.
