Mikołaj Kowalczyk

Mikołaj Kowalczyk

Zadaj pytanie

Sprawozdania finansowe za 2018 rok – trudna droga do informatyzacji

Sprawozdania finansowe po raz pierwszy na nowych zasadach – czy jesteś gotowy?

W związku ze zmianami, jakie w 2018 roku spotkały ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym i ustawę o rachunkowości, zmieniły się zasady składania, a także sporządzania sprawozdań finansowych. Może się to okazać jednym z poważniejszych wyzwań prawno-księgowych w pierwszej połowie 2019 roku dla większości spółek. Przez odpowiednie przygotowanie do tego procesu można jednak przejść przez zamknięcie roku obrotowego stosunkowo szybko i bezboleśnie. Wymaga to natomiast zatroszczenia się o poruszone poniżej kwestie. A ponieważ najbliższy ważny termin to 31 marca 2019 roku, do którego sprawozdania finansowe muszą być sporządzone – czasu na zwlekanie z przygotowaniami jest już bardzo niewiele.

To, czy i jak bardzo proces sporządzania i składania sprawozdań będzie problematyczny dla spółki zależy od tego, czy którakolwiek z osób zasiadających w zarządzie jest obcokrajowcem nieposiadającym numeru PESEL. Szczególnie spółki, które są w takiej sytuacji, powinny koniecznie przeczytać poniższy tekst.

 Jak podpisywać sprawozdania i inne dokumenty oraz jak je składać

W kontekście zmian w ustawie, należy zwrócić uwagę na dwa etapy, które mogą sprawiać spółkom problemy:

  • sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • składanie sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Wymagania dla każdego z tych zgłoszeń znajdziecie w poniższych tabelach:

 

 

 

Jak się przygotować – ważne uwagi:

Kilka uwag do powyższych wyjaśnień, które mogą Wam pomóc podjąć decyzje co do tego, jakie czynności związane ze sporządzaniem i składaniem sprawozdań podejmiecie w najbliższym czasie:

  • Problem z brakiem numeru PESEL – ważna zmiana od 1 kwietnia 2019 roku
    • Problem: obecnie, jeśli jedynym członkiem zarządu jest jakakolwiek osoba, która nie posiada numeru PESEL (wpisanego do KRS), spółka nie ma możliwości złożenia sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
    • Rozwiązanie: ten problem znacznie straci na aktualności po 1 kwietnia 2019 roku od kiedy to zgłoszenia za spółkę będą mogli składać pełnomocnicy. Alternatywą jest powołanie „zadaniowego” członka zarządu lub prokurenta i wpisanie go, wraz z numerem PESEL, do KRS – jest to jednak uciążliwe i wymaga zaufania po obu stronach, więc warto taki scenariusz rozważyć wyłącznie w przypadku, gdyby spółka musiałaby złożyć sprawozdanie przed 1 kwietnia.
    • Uwagi: tym niemniej uzyskanie przez cudzoziemca numeru PESEL i wpisanie go do KRS wydaje się wskazane – może znacznie ułatwić komunikowanie się przez Spółkę nie tylko z KRS, ale i innymi urzędami. Do tego jednak celu obcokrajowiec musiałby założyć również profil zaufany e-PUAP. Tak jak uzyskać PESEL relatywnie szybko (tydzień do miesiąca) i niedrogo (17 złotych) można przez pełnomocnika, tak dla weryfikacji profilu e-PUAP konieczna byłaby osobista wizyta obcokrajowca w Polsce w urzędzie lub innej upoważnionej do tego instytucji (np. punktach obsługi w bankach).
  • Podpis elektroniczny – do pilnego pozyskania przez obcokrajowca
    • Problem: każdy członek zarządu musi posiadać profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny (po wprowadzeniu nowych dowodów pojawi się również alternatywny tzw. podpis osobisty). Tylko przy użyciu tych instrumentów będzie mógł podpisać sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności, a w konsekwencji zarządzana przez niego spółka będzie mogła podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe do Repozytorium. ePUAP lub podpis elektroniczny posiadać muszą WSZYSCY członkowie zarządu pełniący funkcję w chwili sporządzania i składania sprawozdania.
    • Rozwiązanie: obcokrajowiec, będący członkiem zarządu, który nie będzie chciał pozyskiwać profilu ePUAP, powinien uzyskać podpis elektroniczny. Wprawdzie z interpretacji przepisów wynika, że taki podpis powinien być certyfikowany w Polsce lub na terenie Unii Europejskiej, to jednak Ministerstwo Sprawiedliwości w oficjalnych informacjach potwierdziło, że honoruje również podpisy elektroniczne certyfikowane poza UE – muszą one być jednak zgodne z formatem XAdES. Uzyskanie takiego podpisu w Polsce czy w krajach UE wymaga osobistej wizyty w jednostce nadającej ten podpis w celu weryfikacji tożsamości. Cena takiego podpisu w Polsce nie przekracza 350 złotych. 
  • Problemy z ePUAP’em – obecnie nieaktualne, ale warto być ostrożnym
    • Problem: do niedawna oprogramowanie wykorzystywane do deszyfrowania podpisanych dokumentów finansowych w Repozytorium nie potrafiło poprawnie odczytać klucza szyfrującego, jeśli sprawozdanie finansowe było podpisane profilem zaufanym ePUAP i w efekcie odrzucało tak dokonane zgłoszenie.
    • Aktualnie: służby informatyczne ministerstwa poradziły sobie z problemem i aktualnie sprawozdania podpisane ePUAP’em są przyjmowane przez Repozytorium. Warto jednak takie sytuacje mieć na uwadze – problemy z systemem informatycznym, szczególnie w okresie zwiększonego ruchu w serwisie w okolicach końca czerwca/początku lipca mogą okresowo utrudniać czy uniemożliwiać złożenie sprawozdania. Wydaje się jednak, że nie ma na to dobrego rozwiązania.
  • Korzyści ze zmian, o których warto pamiętać
    • Zgłoszenia do Repozytorium są bezpłatne,
    • Nie ma konieczności składania sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych – przekazanie tych informacji odbywać się będzie przez repozytorium

 

Artykuł autorstwa: Marcin Jaraczewski i Mikołaj Kowalczyk

Przeczytaj także

LAWMORE objęło patronatem Konferencję „Aktualne Problemy Prawa Własności Intelektualnej”

Miło nam poinformować, że LAWMORE kolejny raz ma zaszczyt objąć patronatem ogólnopolską konferencję naukową pn. "Aktualne Problemy Prawa Własności Intelektualnej". Druga edycja tej konferencji odbędzie ...

4 pytania o IP Box

  Nowelizacja podatku od osób prawnych, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku wprowadziła do polskiego systemu zupełnie nową stawkę podatkową dla dochodów uzyskanych z kwalifikowanych praw ...

Innovation Box – nowa korzystna stawka podatkowa

Od początku tego roku obowiązuje nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Poza tradycyjnymi już nowelizacjami prawa podatkowego uchwalono ...

Jak nie pisać kar umownych

Kiedy kolejny raz, dla kolejnego klienta nanosimy niemal tą samą poprawkę, w tym samym miejscu umowy, po prostu musimy podzielić się tą kwestią z szerszym gronem. Chociażby po to, aby oszczędzić sobie ...

Uwaga pracodawco – nowy rok, nowe prawo pracy

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie zmiany w prawie pracy i wprowadzające szereg ważnych zmian zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze ...

LAWMORE wspiera Funwisher.com – narzędzie do komunikacji gwiazd z fanami

Pod koniec 2018 roku oficjalnie wystartował serwis Funwisher.com. Mieliśmy przyjemność zapewnić kompleksową obsługę prawną tego projektu m.in. w zakresie przygotowania regulaminu i polityki prywatności czy ...

RODO w e-commerce – uwaga na profilowanie!

Jak zapewne część z Was wie, Rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych (RODO) wprowadziło regulacje dotyczące profilowania. Mimo, że od 25 maja 2018 r. minęło już trochę czasu, wiele osób wciąż nie ...

IP Box – nowa ulga podatkowa

Wraz z początkiem nowego roku wejdą w życie bardzo ważne zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). W zakresie praw własności ...

Test własności intelektualnej

Oto przygotowaliśmy krótki test własności intelektualnej, który przedstawia najczęstsze błędy z zakresu własności intelektualnej. Warto poświęcić 5 minut na zapoznanie się z nim, w szczególności ...

Dlaczego warto zarejestrować znak towarowy?

Jeżeli jeszcze zastanawiasz się, czy warto zarejestrować znak towarowy, poniżej przedstawiamy parę powodów, dlaczego Twój znak powinien już dawno być zarejestrowany. Jeżeli już wiesz, że Twój znak ...

Międzynarodowa konferencja Blockchain Next – partnerstwo z LAWMORE

21 czerwca na stadionie PGE Narodowy, przedstawiciel kancelarii LAWMORE weźmie udział w panelu dyskusyjnym w ramach konferencji Blockchain NeXt Conference - największej konferencji dot. technologii blockchain w ...

ICO – nowy sposób pozyskiwania finansowania

ICO jako sposób pozyskiwania funduszy na rozwój projektów staje się coraz popularniejszy, szczególnie dzięki większemu zainteresowaniu inwestorów kryptowalutami. Stosowanie ICO budzi jednak szereg ...

Wyświetl więcej