Wdrażanie tak zwanego „Pakietu MŚP” ma i będzie miało znaczący wpływ na zasady funkcjonowania spółek handlowych w wielu aspektach.  Obok omawianych już przez nas zmian dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych, zmienia się również kodeks spółek handlowych – jedne z tych zmian są bardziej radykalne (projektowane wprowadzenie prostej spółki akcyjnej, o której tekst pojawi się niebawem), inne mniej.

Z dniem 1 marca weszła w życie zmiana mająca w pierwszej kolejności za zadanie uregulować kwestię ustępowania ostatniego członka zarządu w spółkach kapitałowych. Ponadto wprowadza kilka dodatkowych nowych rozwiązań jak głosowanie obiegowe nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o. o., możliwość odwołania zgromadzenia wspólników, czy wreszcie – doprecyzowanie możliwości zmiany umowy spółki w organizacji.

Jednakże, ustawodawca nie próżnuje i w Sejmie odbyło się już pierwsze czytanie kolejnego projektu zmian w KSH – dotyczącego możliwości uczestniczenia w zgromadzeniach wspólników za pomocą środków komunikowania się na odległość.

O wszystkich tych kwestiach przeczytacie w artykule.

Rezygnacja ostatniego członka zarządu

Naszym zdaniem jest to najważniejsza z praktycznego punktu widzenia zmiana z całego omawianego pakietu. Zgodnie z rozwiązaniem, które weszło w życie 1 marca, jeśli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w tym organie nie pozostawałby obsadzony, składa on rezygnację wspólnikom, zwołując zgromadzenie wspólników. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, w którym zwołano zgromadzenie. Stanowi to pewne ograniczenie wolności rezygnacji, ale z drugiej strony daje spółce i jej wspólnikom czas na dokonanie zmian w organie zarządzającym oraz uniemożliwia powstanie sytuacji, w której wspólnicy nie będą wiedzieli o złożonej rezygnacji. Warto przy tym pamiętać, że nie jest to przepis „bezwzględnie zobowiązujący”, a więc tryb rezygnacji wspólnicy mogą w umowie spółki uregulować odmiennie.

Inne zmiany obowiązujące od 1 marca

Omawiana wyżej nowelizacja wprowadza także inne zmiany, których celem jest:

• zapewnienie wspólnikom możliwości głosowania pisemnego za uchwałami podejmowanymi przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (zatwierdzenie sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium, etc.) – a zatem tzw. „tryb obiegowy”, który wcześniej zarezerwowany był tylko dla większości uchwał podejmowanych na zgromadzeniach nadzwyczajnych,
• rozwianie wątpliwości odnośnie zmiany umowy spółki z o.o. w organizacji – co dotąd budziło pewne kontrowersje – dotąd doktryna reprezentowała trzy odmienne poglądy: pierwszy (znajdujący potwierdzenie w orzecznictwie SN) zakładał, że zmiana wymaga zawarcia nowego aktu założycielskiego, drugi dopuszczał tryb zmiany odpowiedni dla spółki dojrzałej – a więc przez uchwałę zgromadzenia wspólników, a trzecia grupa – dopuszczała zmianę w drodze uchwały wspólników, jednak tylko jednomyślnej. Obecnie, przepis stanowi wprost, że zmiana umowy spółki w organizacji wymaga zawarcia nowej umowy przez wspólników,
• uproszczenie, polegające na tym, że odtąd do protokołów ze zgromadzeń wspólników można załączać kopie pełnomocnictw do udziału w nich – dotąd musiałby być to oryginały (co mogło stanowić pewien problem w sytuacji, gdy jedno pełnomocnictwo obejmowało udział w wielu zgromadzeniach),

Nowelizacji w ramach „Pakietu MŚP” doczekał się również przepis kodeksu cywilnego mówiący o skutkach czynności prawnych podejmowanych przez organ osoby prawnej (i) fałszywy, (ii) wadliwie umocowany lub (iii) z przekroczeniem tego umocowania. Kodeks dopuszcza teraz możliwość potwierdzenia takiej czynności. Przepis ten może działać także wstecz – tj. można sanować czynności dokonane przed dniem wejścia w życie zmiany, pod warunkiem, że dana czynność nie była przedmiotem cywilnego postępowania sądowego, prawomocnie zakończonego przed dniem wejścia w życie nowelizacji. Zmianę tę należy ocenić jako bardzo korzystną – umożliwia ona m.in. potwierdzenie umów zawartych z członkami zarządu z naruszeniem art. 210 Kodeksu spółek handlowych (tj. umów zawartych inaczej niż przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników, lub przez radę nadzorczą).

Odwołanie zgromadzenia

Dotychczasowe przepisy nie przewidywały możliwości odwołania zgromadzenia wspólników, co mogło rodzić problemy w przypadku, gdyby z różnych powodów, odbycie zwołanego już zgromadzenia w danym terminie było niemożliwe czy zbędne. Nowe przepisy przewidują możliwość odwołania zgromadzenia wspólników –co do zasady może to zrobić organ, który zgromadzenie zwołuje, czyli zarząd albo rada nadzorcza (o jedynym wyjątku piszemy poniżej). Na tym jednak korzyści się kończą, bo nowe przepisy nie określają w ogóle trybu ani terminu w jakim należy o takim odwołaniu zawiadomić. Może to powodować szereg trudności i komplikacji. Możliwa wydaje się nawet sytuacja, gdy zgromadzenie zostanie odwołane (np. telefonicznie) w dniu, w którym powinno się odbyć. Jedynym przepisem szczególnym, doregulowującym kwestię odwołania zgromadzenia wspólników jest art. 236 §3 KSH, wedle którego „wspólnik lub wspólnicy, którzy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników mają wyłączne prawo jego odwołania”. Rozwiązuje to sytuację, w której zarząd zwołuje zgromadzenie na żądanie wspólników, po czym – może je odwołać, co w praktyce czyniłoby uprawnienie wspólników martwym.

Kolejne kroki ku informatyzacji

14 grudnia 2018 roku do Sejmu wpłynął kolejny projekt nowelizacji Kodeksu spółek handlowych. Wprowadza on nowy tryb uczestniczenia w zgromadzeniach wspólników, a mianowicie – poprzez środki komunikacji elektronicznej. Jest to rozwiązanie, które odnaleźć możemy w spółce akcyjnej oraz w projekcie prostej spółki akcyjnej. Biorąc jednak pod uwagę, że najpopularniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej (jeśli chodzi o spółki prawa handlowego) pozostaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, projektowane zmiany należy ocenić jako krok w dobrą stronę.

Szczegóły regulacji

W dużej mierze jest to powtórzenie dotyczącego spółki akcyjnej art. 406⁵ Kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że „statut może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (…)” i wymienia metody możliwego udziału w tym zgromadzeniu. Nowe przepisy, podobnie jak wspomniana w poprzednim zdaniu regulacja dotycząca spółki akcyjnej, zakładają transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym, dwustronną komunikację umożliwiającą wypowiadanie się co do przedmiotu obrad (także w czasie rzeczywistym) przy jednoczesnym przebywaniu poza miejscem odbywania zgromadzenia, a także wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w trakcie zgromadzenia. Co ciekawe, przy podejmowaniu uchwał na takim zgromadzeniu wyłączona jest tajność głosowania – niezależnie od przedmiotu uchwały. Co do zasady nie powinno to jednak powodować większych problemów – chyba, że w spółkach ze skonfliktowanymi wspólnikami. Przewidziana jest także możliwość zgłoszenia sprzeciwu w trakcie głosowania. Z posiedzenia odbytego w przez Internet protokół sporządzał będzie przewodniczący/protokolant – pozostali wspólnicy biorący w nim udział nie będą musieli się podpisywać na sporządzonym protokole.

Ale jaki ta regulacja ma w ogóle sens?

Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w sytuacji, gdy w spółce uczestniczy wielu wspólników, w tym zagranicznych, w istocie może być problemem. Proponowane zmiany mają szansę znacząco ułatwić odbywanie zgromadzeń w takich spółkach. Jednak rozwiązanie to wpływa korzystnie nie tylko na podmioty większe lub takie, w których wspólnicy są mocno rozproszeni. W dobie cyfryzacji i możliwości przeprowadzania wielu czynności na odległość, naturalną konsekwencją wydawało się odformalizowanie najwyższej formy podejmowania decyzji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, co dotąd wymagało nierzadko dużego zaangażowania organizacyjnego.

Ciekawym zagadnieniem jest możliwość zmieniania umowy spółki na zgromadzeniu, które odbywa się w tej formie. To prawdopodobnie byłby największy plus dla wielu przedsiębiorców, gdyż wtedy zmiany umowy spółki byłyby możliwe bez konieczności udawania się do kancelarii notarialnej przez wszystkich wspólników i wystarczyłaby fizyczna obecność jednego z nich pod warunkiem zapewnienia, że przebieg zgromadzenia zaprotokołowany zostanie przez notariusza. Teoretycznie – wydaje się to możliwe. Uzasadnienie przewiduje, że w miejscu odbywania się zgromadzenia i tak znajduje się przewodniczący i protokolant. Jeśli notariusz byłby więc obecny przy komputerze wraz z przewodniczącym pełniłby funkcję protokolanta, a pozostali wspólnicy uczestniczyliby w zgromadzeniu przy użyciu środków komunikowania się na odległość – podobnie, jak ma to miejsce w spółce akcyjnej (a przypomnijmy, że tam każde walne zgromadzenie akcjonariuszy musi mieć protokół sporządzony przez notariusza). Pozostaje więc kwestia technicznego dostosowania się notariuszy do nowego przepisu – czego robić nie muszą, jednak wydaje się to rozsądnym działaniem.

Jakie są wymagania?

Przede wszystkim – odbycie zgromadzenia wspólników w tym trybie wymaga odpowiednich postanowień w umowie spółki. W większości przypadków, konieczna więc będzie zmiana tych umów (zmiany takiej trzeba będzie dokonać w obecności notariusza – na ten moment nie ma planów nowelizacji rozporządzenia w sprawie wzorców dotyczących spółki z o.o., udostępnionych w systemie teleinformatycznym.

Jeśli chodzi o wymogi techniczne, dotyczące samego odbycia zgromadzenia – spełnione muszą być trzy przesłanki, o których wspomnieliśmy wcześniej: (i) transmisja obrad zgromadzenia odbywa się w czasie rzeczywistym, (ii) zapewniona jest dwustronna komunikacja wspólników, umożliwiającą im wypowiadanie się co do przedmiotu obrad (także w czasie rzeczywistym), (iii) umożliwienie wspólnikom wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w trakcie zgromadzenia. Należy również zapewnić możliwość identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Problematyczny może wydawać się wymóg dołączania do księgi protokołów zapisu audio-wideo ze zgromadzenia, jednak przy dzisiejszych możliwościach technicznych, nie powinno to stanowić problemu – zwłaszcza, że ustawa nie przewiduje wymogów prawnych co do formy księgi protokołów, więc równie dobrze zapisy te można przechowywać w chmurze lub na dysku.

Ponadto, konieczne będzie sporządzenie transkrypcji takiego zgromadzenia – które w niektórych przypadkach ma być koniecznym do dokonania wpisu (bądź wzmianki) w KRS. Chodzi tu przede wszystkim o uchwały podsumowujące rok obrotowy: zatwierdzanie sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności, udzielenie absolutorium, przeznaczenie zysku albo pokrycie straty.

Kiedy nastąpi zmiana?

Tego w tym momencie nie wiemy, projekt został przekazany do pierwszego czytania w Sejmie, które odbyło się 21 lutego. Planowane vacatio legis to 14 dni od dnia ogłoszenia – choć odpowiednie przygotowania (szczególnie, jeśli chodzi o zmiany w umowach spółek – przypominam, że zmiana umowy odnosi skutek z momentem wpisu do KRS, a na ten, jak wiadomo – trzeba poczekać) można zacząć czynić już dziś.